Marzo 29, 2021

Herramientas digitales para ser más productivos

Escucha "E25 • Herramientas digitales para ser más productivos • Marketing y Productividad • Culturizando" en Spreaker.

Claves para aprender y crecer por MaVi Gangi /  Amo las agendas, pero últimamente he notado que me he simplificado muchísimo el trabajo al tener todo de una vez en la nube y a la mano que es algo que también proporcionan estas herramientas digitales.

Estás herramientas para ser más productivos te ayudan a saber en qué estás utilizando el tiempo, a tener reuniones de brainstorming más productivas, llevar control de tus proyectos, a trabajar mejor desde casa, a trabajar en equipo y en general a colaborar a distancia. Lo mejor es que son digitales y muchas de estas herramientas son gratuitas o tienen una versión gratuita.

Mis herramientas digitales favoritas para aumentar la productividad

Comencemos por Clockifi, ellos dicen que es para llevar el control de tu tiempo libre. Pero la verdad es que puedes utilizarlo para auto monitorear el tiempo que te demora cada tarea que haces, te recomiendo probarlo aunque sea por un par de días para que veas en qué utilizas tu tiempo y lo más importante es que luego con esos resultados tomes acción y verdadero control sobre tu vida. El tiempo es lo más valioso que tenemos y necesitamos lograr un balance sano entre nosotros mismos, la vida familiar y el trabajo.

Herramientas digitales de Google

Google trends es una herramienta gratuita de Google te va a ayudar a saber qué ha estado buscando la gente online. ¿Para qué? Para que tu ofrezcas en tu página web y en redes sociales contenido relevante, actual, claro que muchas veces se trata de tendencias que duran 1 día, máximo 2 días, pero sabiendo esto tu te puedes meter en la conversación.
Importante: hay temas que ya uno puede adelantarse a que serán tendencia como por ejemplo cuando vienen fechas importantes como Navidad. Sí, ya sabemos que la Navidad es siempre tendencia, pero existen temas relacionados con la Navidad que te salen en Google trends que puedes usar para enfocar tu contenido desde otro punto de vista que resulte más atractivo en la actualidad.

La herramienta te permite crear notificaciones que te pueden llegar por email y también puedes personalizarlas búsquedas para ver sobre lo que la gente tiene interés en el momento en diferentes países y áreas geográficas. Además tiene gráficos con los que te muestran si la tendencia sube o baja. Y también puedes ver la misma fecha pero en años anteriores.

Si tienes un blog o te dedicas a crear contenido Google trends es clave. Sé creativo y utiliza las palabras clave de esas búsquedas para meterte en esa conversación y llevar tráfico a tu página.

A diario utilizo herramientas de Google para muchas cosas.

Las contraseñas las tengo en Google por la comodidad de tener las en un lugar seguro pero ademas están asociadas a Chrome que es el navegador que uso tanto en la computadora como en mi teléfono.

En Keep escribo todo, hasta estás palabras que ves aquí, los artículos que hago para la web de Culturizando. Puedes hasta compartirlos con alguien que necesites que aporte su opinión o lo corrija, sin enviarlo por email. En Keep yo hago listas también porque tiene una opción de casillas para marcar y desmarcar para la compra del supermercado me resulta útil porque luego de comprar lo que necesitamos desmarco todo y tengo la lista ya pre escrita porque uno casi siempre compra lo mismo, lo que haces es reponerlo.

Tiene muchas utilidades hasta se pueden subir fotos a los documentos. Que además se pueden pre-visualizar en la página principal para conseguirlos mejor y puedes agregarles etiquetas para ver solo los textos que sean sobre un tema específico.

También de Google el Calendario es cada vez más útil y desde el teléfono puedes ver varios calendarios asociados a varios emails de Google en la misma agenda. Y desde que agregaron la facilidad de agendar reuniones de Zoom pues lo utilizo aún más. Con esta herramienta pasa igual que con la del tiempo, se te va haciendo costumbre agregar las tareas. Pero lo bueno del calendario es que por ejemplo cuando me llega un email con la confirmación de una entrevista que voy a hacer si tengo el email abierto en la computadora y presionas agregar tarea al calendario la información pasa casi toda al encabezado y te toma la hora del evento etc. También puedes agregar a tus e-mails los eventos así quedan integrados todos en 1 solo email si lo deseas.

A las entradas de calendario puedes agregar también reuniones virtuales con Google Meets, muy bueno si necesitas reunirte virtualmente con clientes, no permite grabar pero si te permite compartir tus presentaciones.

Google tiene además integrado en sus búsquedas varias aplicaciones, la calculadora, el traductor que por ejemplo tienes una palabra y seguido escribes en inglés te sale la respuesta o si quieres pasar de libras a kilos o de grados Farenheit a Centígrados. Uso mucho Google y además está integrado con mi teléfono Android y con mis e-mails.

Las herramientas digitales Drive y Fotos me parecen super útiles. Ambas son de almacenamiento en la nube. Por ejemplo en Drive, tengo una carpeta con recetas, libros en formato PDF y tengo una para cada uno de los cursos, diplomados, talleres y charlas en las que he participado.

Por otro lado, la de fotos es genial, porque además te ofrece la opción de buscar por el rostro de la persona y si escribes por ejemplo la palabra playa te van a salir las fotos que has tomado donde salga el mar, también te recuerda las fotos que tomaste ese mismo día en años pasados y otra cosa que hace Fotos (esto no está disponible en todos los países) es que puedes mandar desde la misma aplicación a imprimir tus fotos sueltas o en álbumes.

Otra que uso mucho es Google Forms que te sirve para hacer encuestas, registros, recolectar datos de todo tipo porque eso que la gente escribe en ese formulario luego lo tienes en un documento, en una hoja de cálculo.

Antes de terminar este episodio quiero hablarte de algunas herramientas que te ayudaran a tener ideas claras, a trabajarlas con equipos y a llevar control de diferentes tareas. La primera de este estilo que utilicé se llama Idea Boardz, es gratis, super sencilla de utilizar, es una página web con una interface sencilla que consiste en un tablero digital, imagínate una cartelera blanca donde vas agregando post it con diferentes ideas, temas, lo puedes separa por columnas y además puedes crearle su propio URL para enviarlo a quien quieras que lo vea o colabore con tu idea, puedes colaborar en vivo con otra personas usando esto.

Herramientas digitales para trabajo colaborativo

Algunas de las herramientas digitales de trabajo colaborativo populares y que tienen bastantes funciones disponibles en su versión gratuita son Trello, Asana y Miro. Para equipos pequeños que están comenzado está bien porque te permiten tener anotado todo lo que se necesita para llevar control de los proyectos, se puede trabajar directamente en la herramienta y simultaneamente. Ideal también para seguimientos de tareas. Puedes tener tableros cerrados o también enviarlos a alguien externo, un cliente que quiera ver el status del trabajo para el que te contrató.

En el trabajo colaborativo la comunicación es super importante, para que fluya, esas herramientas en su versión paga con suscripción tienen mensajería, aquí recomiendo que esos mensajes informales nunca sustituyan a los emails, estos son más formales (por cierto que con Google también puedes programar su envío).

Cuando hay poco presupuesto, Hangouts de Google (pronto va a cambiar de nombre para llamarse Google Chats) puedes enviar mensajes y también crear grupos, es útil sobre todo cuando prefieres separar lo personal de lo laboral y controlar las horas a las de trabajo colaborativo.

Y claro que también con WhatsApp, aunque seguramente allí tienes varios grupos personales, siempre puedes crear grupos por proyectos, destacarlos en la parte superior, marcar algunos mensajes como destacados para verlos luego y además puedes ver todos los archivos y enlaces que se envíen en ese grupo o a una persona en particular.

Ah, y WhatsApp también se puede usar en linea, solo debes escribir en el navegador web.whatsapp.com y luego scanéas el código que te sale en la pantalla de la computadora con una función que está en el menú de configuración de la aplicación de tu teléfono que se llama WhatsApp Web en donde además vas a poder ver todos los dispositivos que estén en ese momento conectados a tu WhatsApp.

WhatsApp es una super herramienta para la productividad si la usas para eso le vas a sacar provecho, si quieres aprender a utilizar el WhastApp Business te recomiendo ir al episodio 14 de las Claves para aprender y crecer se llama ¿Cómo vender con WhatsApp Business? Aquí te dejo el episodio por si te animas a escucharlo.

Escucha «E14 • Cómo vender con Whatsapp Business • Marketing y Productividad • Culturizando» en Spreaker.

Por otro lado están los asistentes virtuales, en casa atenemos el de Google, pero la verdad le sacamos más provecho al de Amazon, porque con Alexa podemos crear lo que ellos llaman skills para muchas tareas y hasta nos ayuda con nuestro hijo. Creo que eso es tema de otra entrega, prometo prepararlo, está pendiente.

Disfruto mucho compartiendo estos datos que además te puedo decir que funcionan si te lo propones y si trabajas pensando en los beneficios que trae el tener estas herramientas actualizadas.

Imagen de cabecera de Shutterstock

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