Marzo 13, 2017

20 tips para evitar las distracciones en el trabajo

Por Daniel Colombo |

A todos nos sucede: nos distraemos. A veces, por más esfuerzo que hagamos, la dispersión es algo que irrumpe, y suele implicar mucho esfuerzo volver a enfocarnos en las tareas.

Científicamente, la distracción se define como una falta de atención habitual o momentánea sobre las cosas de las que normalmente debería ocuparse una persona. Muy frecuentemente se origina en lo que se llama “atención desplazada”.

La distracción es, en sí mismo, un desplazamiento de atención provocado fundamentalmente por dos factores: la fatiga o la ausencia de interés o desmotivación por lo que se está haciendo. Y hace cortocircuito al poner en conflicto dos motivaciones: una consciente, y otra inconsciente. La primera es el conocimiento de que hay una tarea pendiente por realizar; en tanto que la otra, es la distracción en sí misma. Son dos fuerzas enfrentadas.

Es importante distinguir que la distracción no se produce necesariamente por falta de memoria, ni es un trastorno ligado a esa patología; y afecta a todos por igual.

¿Has percibido que en determinados momentos no puedes enfocar la lectura de un libro y necesitas releerlo varias veces para comprender una idea sencilla? ¿Se interrumpe el flujo creativo ante el menor indicio de algo alrededor, que desvía tu atención? ¿Sientes cómo influye el cansancio habitual en tu rango natural de distracciones?

Como afecta a todos, no importa el tipo de trabajo que realicemos. Sin embargo, hay distractores que es conveniente controlar para poder tener un mejor desempeño. Conversaciones alrededor nuestro, un mensaje en el móvil, algo que escuchamos en la radio o televisión, un pensamiento que se cruzó por la cabeza; e incluso, un factor del entorno como el clima si nos hace sentir molestos en ciertas ocasiones. Todo influye a la hora de potenciar las distracciones.

· Guía para evitar las distracciones en el trabajo

Aquí van 20 recomendaciones para evitar las distracciones en el trabajo. Siguiéndolos y adaptándolos a tu personalidad y ritmo, pueden ayudarte en un mayor enfoque y en que alcances tu óptimo desempeño:

1. Crea entornos saludables para trabajar. Espacios aireados, limpios, en lo posible con luz natural, colores claros y música suave, ayudan a enfocarse mejor. El orden es fundamental.

2. Elimina los distractores automáticos. La radio, el televisor, el teléfono sonando y tu dispuesto a atender todas las llamadas que te interrumpen; compañeros de tareas llamando a tu puerta, son algunos ejemplos.

3. Reemplaza los ruidos ambientes por sonidos agradables. Puede ayudarte la música suave que más te guste, una fuente con agua, silenciar el móvil cuando se requiere máximo enfoque.

4. Realiza pausas cada dos horas. Son fundamentales para despejar la mente, sobre todo si trabajas mucho tiempo frente al ordenador. Puedes aprovechar y realizar una serie de 10 respiraciones profundas, y aquietar la mente.

5. Despójate de tu adicción a las redes sociales. El chequeo de mensajes, los alertas que nos envían y cualquier otra forma de intrusión en tu jornada no se llevan bien con el proceso de evitar distracciones.

6. Pon límites en tu entorno directo cuando necesitas concentrarte. Pide no ser interrumpido. A algunos de mis clientes les ha venido bien la sugerencia de colocar un cartel en la puerta de la oficina. Si trabajas en espacios comunes, puedes colocarte auriculares con música suave estimulante para tu cerebro: esto hará que el enfoque funcione mucho mejor.

7. Cuida los reflejos de la luz y la vista. Son esenciales para combatir los síntomas de fatiga.

8. Realiza un seguimiento de tus pendientes. Al menos una vez a la semana haz una lista completa, dividida por áreas, de todos los temas en curso. Priorízalos marcándolos en orden de importancia. Delega todo lo que puedas, y destina el tiempo suficiente para ir encarándolos de a uno hasta tener tu “bandeja laboral” siempre limpia y al día.

9. Todo lo que te lleve menos de uno a dos minutos, hazlo en el momento. Por ejemplo, responder un correo electrónico breve; registrar algo en tus listas de control; devolver un llamado de cortesía.

10. Las tareas más complejas, a la mañana. Es cuando por lo general estarás más predispuesto a completarlas, sin dejar círculos abiertos para otro momento.

11. Reuniones puntuales y efectivas. Puedes reemplazar muchos de estos encuentros a través de la tecnología de video llamadas, para ahorrar tiempo, desplazamientos y lograr mayor enfoque.

12. Si hay tareas que requieren un proceso extenso: divídelas en sesiones. Prográmalas de antemano. Inclúyelas en tu agenda (a esta altura es más que necesario que cuentes con esta herramienta, ya sea física o digital). Las sesiones deberían durar entre 60 y 90 minutos de trabajo continuado, seguidas de un descanso de unos 20 minutos.

13. Programa las distracciones. Aunque parezca extraño, ya que van a suceder, ¿qué tal si les concedes un tiempo específico para aceptarlas, disfrutarlas y aprovechar para recrearte o relajarte?

14. Chequea el correo electrónico a ciertas horas. Si bien depende mucho de la actividad que realices, es posible desconectarse periódicamente de esa necesidad casi automática de estar en control todo el tiempo. Te ayudará a distraerte menos. Imagina cuando recibes malas noticias: cambia tu energía, y consecuentemente, las distracciones aumentan.

15. Controla las llamadas telefónicas. Es necesario que coloques un buzón de voz y que, luego, dediques un tiempo a responderlas. El teléfono, junto con los e-mails, las redes sociales y las interrupciones de compañeros de labor, son las cuatro causas más frecuentes de distracción.

16. No mantengas abiertas muchas ventanas en tu computador. Por ejemplo, el tener abiertas las redes sociales, el correo electrónico y el navegador de Internet quizás haga que aumente tu tendencia a la distracción.

17. Prepara tu bebida favorita y tenla siempre a mano. Evitarás tener que levantarte cada vez que quieras beber.

18. Mejora tu espacio de trabajo. En oficinas compartidas el ruido ambiente aumenta. Puedes colocar unas planchuelas de corcho o enteladas para pinchar tus pendientes, y a la vez, amortiguar los sonidos. Funcionan muy bien las plantas de interior, que además mejorarán la energía del espacio.

19. Ordena tus papeles. El desorden externo es un reflejo del caos interno. A mayor orden en un escritorio, mejores resultados tendrás en términos de productividad. Puedes agendarte cada seis meses hacer un orden completo y limpieza total. Observa cómo se renueva tu energía luego de esta simple táctica.

20. Muévete. Si estás en plena distracción, busca otro espacio. Múdate unas horas a otro lugar cercano, y observa si este simple cambio te ayuda para enfocarte.

Con la práctica continuada de estos consejos podrás obtener un mejor rendimiento laboral; mayor concentración; menores niveles de distracciones, y aprenderás a su vez, a explorar algo sumamente valioso que aparecerá progresivamente: tu capacidad de adaptación a nuevos entornos que te ayudarán a elevar tu calidad profesional.

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