13 claves para organizar tu tiempo

Por Daniel Colombo |

El mayor activo que tienes como ser humano, es tu tiempo. ¿Te has dado cuenta de eso? No es infinito: se termina. Muchas veces no se le da la importancia que merece, y así les cuesta enfocarse en lo realmente importante y de valor.

Con la vertiginosidad de esta época, el mundo avanza muy rápido, y se multiplican los compromisos, tareas y responsabilidades en el ámbito personal como profesional.

En lugar de ponerte de mal humor y que se acumulen los compromisos, estas trece claves pueden ayudarte a gerenciar tu día de una manera efectiva. Son sencillas, aunque, como en cualquier ejercitación, se requiere de la constancia y la persistencia.

1.     Lleva tu agenda al día. Cuando está por cambiar el año muchos compran una nueva agenda en papel, o bien utilizan las electrónicas y dispositivos en los móviles y en los programas de Internet. A no confundirse: el sistema que utilices, si bien es importante, no es lo único: hay que ponerlo en acción. Debes volcar todos los compromisos en ella; colocar las alarmas respectivas y agendar en forma inteligente. Por ejemplo, las citas deben contener las referencias mínimas, teléfono y mail (que pueden estar enlazados en el caso de usar el mundo digital), para que no pierdas tiempo buscando esos datos. También agrega una breve referencia al tema a abordar en cada momento.

2.     Cierra los círculos. Cuando dices algo y no lo haces, el inconsciente deja de creerte y te vuelves menos fiable, no sólo para él, sino para tu interlocutor o las personas con las que te habías comprometido. Sé responsable abriendo y cerrando los temas. No dejes aspectos sin abordar, ya que, al final del día, conformarán una carga muy pesada. Esto redunda en tu energía, que se desgasta mucho más de lo habitual.

3.     Mantén limpia y ordenada tu bandeja de entrada de correos electrónicos. Hoy es uno de los mayores problemas con que se enfrentan casi todos los trabajadores. La acumulación de mensajes sin procesar es un dolor de cabeza. La solución es sencilla: organízalos de tal forma que, los prioritarios, ocupen determinado lugar; las respuestas inmediatas: procésalas en el momento. Los temas a revisar: agéndalos. Los spam: a la basura. De esta forma, tu catarata de correos estará más controlada. Responde todo, sí o sí, de forma tal que tus interlocutores estén al tanto que has recibido su mensaje.

4.     Evita sobre-copiar en los emails. Un problema en las organizaciones es que se copia a cualquier cantidad de personas, sin mediar un criterio inteligente de selección. Esto hace más compleja la operatoria del manejo del tiempo de todos. Elige cuidadosamente aquellas personas que, sí o sí, deben estar al tanto de los contenidos.

5.     Limpia y ordena tu espacio de trabajo. Ya sea que tengas un escritorio en casa, un box en la oficina o un espacio físico temporal, necesitas mantenerlo completamente aseado y en orden. Descarta papeles que ya no utilizas. Haz archivadores inteligentes para conservar sólo lo imprescindible, y bien clasificados. Haz una limpieza general cada seis meses, o menos para mantener todo al día.

6.     La limpieza, también en tu computador. El orden de los archivos sobre tu disco rígido, o en la carpeta de un servidor corporativo, o en la Nube, requiere de la misma dedicación que tu espacio físico. Lo virtual es como lo real: si accedes y allí adentro es un caos, eso será lo que obtendrás también en tu mente y en tu cuerpo. Sé meticuloso y prolijo con estos procedimientos, y ahorrarás más de un 15 por ciento de tu tiempo laboral.

7.     Distingue entre lo urgente y lo importante. Hay muchas cosas que pueden esperar, o ser delegadas a otras personas. Haz tu mayor esfuerzo por no confundir lo urgente, y céntrate en lo importante. Completa las 3 cosas de este rango con prioridad sobre todo lo demás; luego, encara lo que sigue.

8.     Acciones de menos de un minuto, hazlas en el momento. No te demores en aquellas cosas que requieren 60 segundos en completarlas. Responder un correo con “Gracias”, enviar una mensajería por celular, felicitar por un cumpleaños, derivar una correspondencia, llevan apenas segundos. La sumatoria de estos instantes hace una gran diferencia al final del día: verás que no estarás atrapado por la rutina y las obligaciones, sino que habrás podido completar mayor cantidad de cosas en la misma jornada laboral.

9.     Crea bloques de tiempo. Como no puedes hacerlo todo a la vez, y no dispondrás de tu espacio a tu gusto si compartes reuniones o proyectos con otras personas, necesitas ser muy organizado marcando en tu agenda diaria, franjas para ponerte al día con los pendientes. Estos bloques serán inamovibles, salvo situaciones extremas. Por ejemplo, recoger a tus hijos de la escuela, ocuparte de coordinar una reunión semanal, son cosas que puedes tener sistematizadas dentro de este sistema.

10.  Planifica tus descansos. Si estás en momentos con mucho trabajo, necesitas incluir en tu agenda los tiempos de descanso. Serán recreos de hasta media hora, para permitirte airearte, despejarte y luego retomar las áreas. ¿Por qué hay que programarlos? Porque de esta forma evitarás el exceso de estrés, y podrás administrar mejor tus recursos internos.

11.  Mantén tu enfoque. La capacidad “multitasking” (hacer muchas cosas al mismo tiempo) era muy apreciada en el mundo laboral hasta hace algunos años. Hoy, se privilegia la calidad por sobre la cantidad, sobre todo en organizaciones que piensan en el bienestar de los colaboradores. Si hablas por teléfono mientras respondes un email y a la vez, revisas la correspondencia y tomas un café, hay un alto porcentaje de error en tu procesamiento cerebral, al estar agotando la capacidad mental. Es preferible hacer las cosas por separado, y no agotarte. De lo contrario, es camino seguro al síndrome de Burnout (del quemado).

12.  Haz reuniones productivas. Necesitas ser muy organizado para coordinar encuentros de trabajo con colegas y colaboradores. Como cada quien tiene su personalidad y estilo, es tu responsabilidad llevar la delantera del temario del día, encontrar la dinámica consensuada y, sobre todo, que se cumplan los objetivos. Esto servirá para evitar correr sobre último minuto, a la vez que permitirá que tengas la evidencia de una mejor organización de tu tiempo.

13.  Revisa los procesos. Cada tres meses, junto a tu equipo o con quienes cooperas diariamente, deberán tomar un tiempo para conversar y revisar cómo están haciendo las cosas y si están logrando los objetivos. Este paso es fundamental para no dar por sentado que viven apagando incendios o sobrellevando desvíos. Además, así podrán corregir fugas de energía, problemas al haber tomado inconvenientes demasiado tarde, y con la energía por el piso. Re-pactar los acuerdos, dejarlos por escrito, no confiar en la memoria y lograr el compromiso individual para el resultado del equipo, son las otras condiciones indispensables para una efectiva gestión del tiempo.

Daniel Colombo | www.danielcolombo.com | Tw @danielcolombopr | Ig: @daniel.colombo

Coach especializado en alta gerencia y profesionales; conferencista internacional; escritor y comunicador profesional